Digitaalista roskaa

Kuva: Beth Kanter

Olet käynyt kotisi armottomalla silmällä läpi. Olet vienyt vuosia vanhat tavoitefarkut kirpparille. Olet repinyt kymmenistä kirjakerhon kirjoista kansia irti paperinkeräystä varten ja katkonut samalla muutaman kynnen. Kyytiä ovat saaneet avaamattomat muuttolaatikot, väljähtyneet mausteet, vanhentuneet meikit, kuntoiluvälineet jotka eivät kaapista käsin kuitenkaan tuoneet parempaa kuntoa, rikkinäiset kodinkoneet ja lukemattomat lehtivuosikerrat.

Tämä fyysinen maailmamme ei ole kuitenkaan ainoa paikka, joka tarvitsee tyhjennystä, tuuletusta ja virkistystä. Vietämme nykyään yhä enemmän aikaa digitaalisessa maailmassa ja keräämme "tavaraa" yhtä lailla sinne. Sitä ei tarvitse edes kantaa kotiinsa, sen kuin vain klikkailee. Ajan myötä osa näistäkin varastoista vanhenee ja muuttuu tarpeettomaksi, ja mikä pahinta, vaikeuttaa sen tarpeellisen ja olennaisen löytämistä. Onneksi niistä pääsee eroonkin parilla klikkauksella.

Tässä lista muutamista digitaalisista kohteista, joihin kannattaa luoda raivaajan ankara silmäys:

Digikuvat. Suurinta osaa et katso toista kertaa. (Vastapainoksi: muista ottaa tärkeistä kuvista varmuuskopiot ja/tai teettää ne paperikuviksi/kuvakirjoiksi.)

Seurattavat blogit, Instagram-käyttäjät, twittertilit. Mieti onko tavoitteenasi lukea kaikki vai aiotko vain törmäillä sattumalta mielenkiintoisiin juttuihin.

Facebook- ja LinkedIn-ryhmät. Sama kuin edellä. Keskity niihin ryhmiin, joiden keskustelut ovat antoisia ja innostavia. Tiedätkö missä kaikissa ryhmissä olet jäsenenä?

FB-kaverit. Joskus kaverilistoilla on tyyppejä, jotka sinne eivät enää kuulu jos ovat koskaan kuuluneetkaan. Kavereita ja sivuja voi myös järjestää erilaisille listoille.

MOOC-kurssit. On helppoa ilmoittautua kaikenlaisille kursseille, mutta riittääkö aika kaiken opiskeluun? Jotkut kurssit kannattaa opiskella kunnolla ja tehdä kaikki tehtävät, joissakin riittää videoiden katselu. Älä ahdista itseäsi, vedä rajat.

Puhelinappikset ja tietokoneen työpöytä.

Uutiskirjeet (ja sähköposti muutenkin). 

Ideakokoelmat, mukaanlukien Pinterest-taulut.

Digikohteita raivatessa on yhtä suuri vaara juuttua ihmettelemään kokoelmia kuin fyysistenkin tavaroiden kanssa. Laita itsellesi munakello soimaan, niin raivauksesi on tehokkaampaa.

Mihin sinulla kertyy digitaalista roskaa?

Päätä päätön päättämättömyytesi

Ah, ihanat ja kamalat päätökset! Toiset tuntevat olonsa varmemmiksi ennen päätöstä ja toiset vasta päätöksen jälkeen. Kumpaa sorttia sinä olet?

Eräät valinnat, kuten erotako pitkästä avioliitosta, ovat hankalia, kahvipaketin valitsemiseen kaupassa ei taas pitäisi kulua kovin pitkää aikaa. Kuitenkin on nopeiden käänteiden ihmisiä, jotka eivät eroamistakaan paljoa mieti, ja ihmisiä, jotka seisovat hyllyn edessä hyvän tovin kaksi kahvipakettia käsissään.

Mikä päätösten tekemisessä on vaikeaa

"Miksen voi tehdä kaikkea!"
Ahneus. Jos valitset näin, et voi tehdä noin. Kakkua ei voi valitettavasti säästää ja syödä yhtä aikaa, mutta aina ei tekisi mieli rajata jotain pois.

"En tiedä tarpeeksi!"
Epävarmuus. Entä jos teen väärän päätöksen? Päätökset vaikuttavat jollakin tavalla joko sinun tai muiden elämään jatkossa. Mikä on oikea valinta? Sanotaan että parempi tuttu helvetti kuin vieras taivas.

"En halua tehdä tätä!"
Välttämättömän inhottavuus. Joskus tiedät, mitä sinun pitää tehdä, mutta se on niin epämiellyttävää, että haluat lykätä sitä niin pitkälle kuin mahdollista.

"Mitäh?"
Piilopäätökset. Kaikista päätöksistä ei näe päälle päin, että tässä pitäisi valita jostakin. Elämämme koostuu paljolti tiedostamattomista valinnoista. Valitset olla menemättä lenkille tänä iltana. Valitset olla tiskaamatta tänään. Valitset valittaa elämäntilanteestasi.

Oma mieheni on varsinainen jahkaaja. Jos vaikkapa pitäisi ostaa jokin uusi vempain, hän kerää lisää ja lisää tietoa ja vertailee ja pohtii ja ihme jos hän saa vempaimen joskus ostettua. Toisaalta hän tekee hyvin harvoin impulssiostoksia tai katuu hankintaansa.

Tuleeko sinulle mieleen omia esimerkkejä?

Miksi päätöksiä on välttämätöntä tehdä

Oletko ollut joskus tilanteessa, jossa olet lykännyt päätöksen tekoa niin pitkään, että sinulla ei ole lopulta ollutkaan valinnan varaa? Ajattele vaikka ihmistä, joka valitsee olla hoitamatta hampaitaan kotona, lykkää hammastarkastuksia ja joutuu sitten suureen ja kalliiseen hammasremonttiin.

Kotona tekemättömät päätökset saavat konkreettisen muodon - ne näyttävät esimerkiksi paperikasoilta. Kotiin tulee paljon tietoa paperilla, ja kaikki se tieto pitää käsitellä ja sille pitää tehdä jotain. Jos et tee jotain päätöstä kunkin lappusen kohdalla vaan ajattelet miettiväsi sitä vähän myöhemmin, paperit kasaantuvat ja aiheuttavat sotkua. Sähköiset tiedotteet ovat ihan yhtä hankalia.

Miten saat uuden näkökulman päätöksentekoon

Elämä on täynnä erilaisia päätöksiä, mutta kohdistetaan katse nyt erityisesti tavaroihin ja papereihin.

Käydessäsi läpi tavaroita ja miettiessäsi niiden kohtaloa sinun täytyy ajatella eri tavalla kuin aiemmin. Aiempi ajattelusi on johtanut siihen, että tavara tai paperi lojuu väärässä paikassa. Edellisellä kerralla olet ajatellut: katsotaan myöhemmin. Nyt on se "myöhemmin". Kun otat jonkin tavaran tai paperin käteesi, älä laita sitä enää samaan paikkaan. Kuulustele tavaraa: mikä olet? miksi olet siinä? tarvitsenko sinua välttämättä? Paperilta kysyt: mitä tietoa minulle annat? tarvitsenko tietoa myöhemmin? missä säästän tiedon että löydän sen vielä? Laita itsellesi ajastin ja ahkeroi vaikka 20 minuutin jaksoissa, niin jaksat paremmin. Päätösten tekeminen rasittaa päätä ja usein sydäntäkin.

Epätäydellinen tehty päätös on parempi kuin tekemätön päätös. Laitoit paperin kansioon jonkin systeemin mukaan, mutta systeemisi ei ole oikein hyvä. Ei se mitään! Systeemiä voi parantaa, mutta vain jos sinulla on jotain mistä lähteä liikkeelle. Pääasia on, että sinulla on systeemi, jokin logiikka, jonka kanssa totuttelet toimimaan. Täydellinen on vihollisesi.

On ihmisluonnolle tyypillistä, että tehtyyn päätökseen jäädään roikkumaan, vaikka se osoittautuisi huonoksi. Keksitään kaikenlaisia tekosyitä ja perusteluja ja vakuutellaan itselle, että peruminen on ihan mahdotonta. Sinun ei tarvitse toimia niin, vaan voit ihan hyvin pyörtää päätöksesi. Aika harvoja päätöksiä ei voi miettiä enää koskaan uudelleen.

Inbox (482)

Kesälomat alkavat monella olla lusittu ja paluuta sorvin ääreen ei voi enää lykätä. Ensimmäisenä päivänä töihin tultua haetaan kahvia, kerrataan loman tapahtumat työkavereiden kanssa, muistellaan mitkäs ne salasanat olivatkaan, sitten avataan sähköpostiohjelma.

- AAAARGH!!!

Toimisto ei ollutkaan kiinni kesälomasi ajan. Ruojat ovat lähettäneet sinulle melkein viisisataa sähköpostia. (Jotkut meistä ovat tyytyväisiä, jos vain viisisataa.)

On kysymyksiä suoraan sinulle, on keskusteluja joihin olet ennen lomalle lähtöäsi osallistunut, on keskusteluja joihin sinut on vain vasten tahtoasi yhdistetty, ja on erilaisia enemmän ja vähemmän tärkeitä tiedotteita. On ehkä roskapostia ja yksityisiäkin kirjeitä.

Kukaan ei voi tehdä töitä, jos inboksissa on viisisataa lukematonta sähköpostia.

Niistä täytyy siis päästä eroon mahdollisimman nopeasti. Ctrl-A ja delete? Joissain tilanteissa se voi olla hyvä ratkaisu. Jos tiimisi on iso, joku on varmasti vastannut jo kysymykseen johon ei sinulta saatu vastausta. Maailma ei ole pysähtynyt ja odota sinun saapumistasi paikalle. Vesilasiin ei jäänyt kuoppaa kun nostit siitä sormesi. Ennen lomaa päälle laitettu lomavastaaja on ainakin auttanut asiaa, lähettäjä on älynnyt alkaa kysellä muualta.

Ehkä sinulla ei ole pokkaa tai et vain voi tuhota kaikkia loman aikana tulleita viestejä. Niiden joukossa voi olla olennaisia ja tärkeitä tietoja. Tärkeät pitää vain löytää kaiken epäolennaisen joukosta.

1. Siirrä kaikki viestit inboksista uuteen kansioon, jonka nimeät nykyaikaisesti vaikkapa backlogiksi. Siinä on kaikki lomasi aikana tullut tauhka.
Hyvät uutiset: siinä on kaikki, lista ei lisäänny. Huonot uutiset: kaikki täytyy käydä läpi.
Jos olet toimivassa firmassa töissä, sinulle tulee jatkuvasti uusia viestejä. Sinä aikana kun olet ihmetellyt inboksiasi, olet ehkä saanut jo kymmenen uutta viestiä.

Sinulla ei ehkä ole mahdollisuutta omistautua täysin vanhoille viesteille ensimmäisenä päivänä, vaan joudut hoitamaan uusia asioita. Varaa kalenteristasi kuitenkin ensimmäiselle viikolle kullekin päivälle aika, jolloin käyt läpi backlogiasi ja käsittelet sitä niin että se pienenee.

2. Lajittele viestit kiireellisiin ja epäkiireellisiin. Viesti on ehkä lähetetty kiireellinen-statuksella, tai sen otsikossa on mainittu URGENT tai KIIRE. Tiedät itse oman firmasi käytännöt. Käy nämä läpi ihan ensin.

3. Hae sitten listasta viestit, jotka on lähetetty sinulle henkilökohtaisesti. Viestin to:/vastaanottaja: -kentässä on silloin sinun nimesi. Sinun panostasi on kaivattu näissä viesteissä. Ota ne seuraavaksi käsittelyyn.

4. Erottele seuraavaksi ne viestit, joiden vastaanottajissa on jossain kentässä sinun nimesi. Ne ovat keskusteluja, joissa olet mukana. Katso tarvitaanko sinua enää.

5. Loput viestit ovat yleisempiä tiedotuksia. Käy niitä läpi päivittäin pienissä nipuissa, kunnes olet saanut backlogisi nollattua. Pystyt ehkä hakemaan niistä yhteisiä nimittäjiä ja saat näin käsiteltyä useampia kerralla.

Kahvia koneeseen ja meilien kimppuun!