Inbox (482)

Kesälomat alkavat monella olla lusittu ja paluuta sorvin ääreen ei voi enää lykätä. Ensimmäisenä päivänä töihin tultua haetaan kahvia, kerrataan loman tapahtumat työkavereiden kanssa, muistellaan mitkäs ne salasanat olivatkaan, sitten avataan sähköpostiohjelma.

- AAAARGH!!!

Toimisto ei ollutkaan kiinni kesälomasi ajan. Ruojat ovat lähettäneet sinulle melkein viisisataa sähköpostia. (Jotkut meistä ovat tyytyväisiä, jos vain viisisataa.)

On kysymyksiä suoraan sinulle, on keskusteluja joihin olet ennen lomalle lähtöäsi osallistunut, on keskusteluja joihin sinut on vain vasten tahtoasi yhdistetty, ja on erilaisia enemmän ja vähemmän tärkeitä tiedotteita. On ehkä roskapostia ja yksityisiäkin kirjeitä.

Kukaan ei voi tehdä töitä, jos inboksissa on viisisataa lukematonta sähköpostia.

Niistä täytyy siis päästä eroon mahdollisimman nopeasti. Ctrl-A ja delete? Joissain tilanteissa se voi olla hyvä ratkaisu. Jos tiimisi on iso, joku on varmasti vastannut jo kysymykseen johon ei sinulta saatu vastausta. Maailma ei ole pysähtynyt ja odota sinun saapumistasi paikalle. Vesilasiin ei jäänyt kuoppaa kun nostit siitä sormesi. Ennen lomaa päälle laitettu lomavastaaja on ainakin auttanut asiaa, lähettäjä on älynnyt alkaa kysellä muualta.

Ehkä sinulla ei ole pokkaa tai et vain voi tuhota kaikkia loman aikana tulleita viestejä. Niiden joukossa voi olla olennaisia ja tärkeitä tietoja. Tärkeät pitää vain löytää kaiken epäolennaisen joukosta.

1. Siirrä kaikki viestit inboksista uuteen kansioon, jonka nimeät nykyaikaisesti vaikkapa backlogiksi. Siinä on kaikki lomasi aikana tullut tauhka.
Hyvät uutiset: siinä on kaikki, lista ei lisäänny. Huonot uutiset: kaikki täytyy käydä läpi.
Jos olet toimivassa firmassa töissä, sinulle tulee jatkuvasti uusia viestejä. Sinä aikana kun olet ihmetellyt inboksiasi, olet ehkä saanut jo kymmenen uutta viestiä.

Sinulla ei ehkä ole mahdollisuutta omistautua täysin vanhoille viesteille ensimmäisenä päivänä, vaan joudut hoitamaan uusia asioita. Varaa kalenteristasi kuitenkin ensimmäiselle viikolle kullekin päivälle aika, jolloin käyt läpi backlogiasi ja käsittelet sitä niin että se pienenee.

2. Lajittele viestit kiireellisiin ja epäkiireellisiin. Viesti on ehkä lähetetty kiireellinen-statuksella, tai sen otsikossa on mainittu URGENT tai KIIRE. Tiedät itse oman firmasi käytännöt. Käy nämä läpi ihan ensin.

3. Hae sitten listasta viestit, jotka on lähetetty sinulle henkilökohtaisesti. Viestin to:/vastaanottaja: -kentässä on silloin sinun nimesi. Sinun panostasi on kaivattu näissä viesteissä. Ota ne seuraavaksi käsittelyyn.

4. Erottele seuraavaksi ne viestit, joiden vastaanottajissa on jossain kentässä sinun nimesi. Ne ovat keskusteluja, joissa olet mukana. Katso tarvitaanko sinua enää.

5. Loput viestit ovat yleisempiä tiedotuksia. Käy niitä läpi päivittäin pienissä nipuissa, kunnes olet saanut backlogisi nollattua. Pystyt ehkä hakemaan niistä yhteisiä nimittäjiä ja saat näin käsiteltyä useampia kerralla.

Kahvia koneeseen ja meilien kimppuun!

Näppärät autoiluapurit

Autoilu on kuulemma kätevä tapa päästä paikasta toiseen, ja monet meistä melkein asuvat autossa. Auto on monesti myös sen näköinen että siellä asutaan. Banaaninkuoret, irtosukat, paperinpalat ja huutokonsertit ovat asioita, joita autojen seinien sisältä voi löytyä, aivan kuten kotoakin.

Tässä muutama tarvike, joilla voit saada autoiluasi mukavammaksi ja kätevämmäksi.

Kokoontaitettava kori. Tällainen kori ei vie säilytyksessä paljoa tilaa, mutta saat sen avulla helposti kaatuvat tai vierivät kuljetettavat pysymään aloillaan matkan ajan.

Penkkiin kiinnitettävät säilytystaskut. Lapsiperheissä tällainen on erityisen hyvä, mutta taskuista hyötyvät muutkin. Tavaroita ei tarvitse säilyttää sekalaisessa kasassa pelkääjän paikalla tai vellomassa hanskalokeron pohjalla. Laita taskuihin ne kilkkeet, mitä et ajaessasi käytä.

Roskapussi. Jätskipapereita ja muita roskia EI heitetä auton ikkunasta luontoon eikä myöskään tiputeta jalkatilaan. Ne laitetaan vaihdekepistä tai ikkunaveivistä roikkuvaan roskapussiin. Käytetyt hedelmäpussit sopivat tehtävään hyvin. Kannattaa siis syödä myös välillä hedelmiä.

Uudelleensuljettavia pusseja. Tällaisiin pusseihin voit laittaa märät uimahousut, likaiset vaipat, lasten matkamuistokivet, puoliksisyödyt suklaapatukat…

Kirjekuori. Siihen voit laittaa kuitit ja muut paperit, mitä sinun tarvitsee säästää tai antaa asioita hoitaessasi. Laita roskapaperit heti roskikseen.

Puhdistusliinoja ja talouspaperia. Vahinko ei tule kello kaulassa autoonkaan.

Evästä. Juuttuessasi ruuhkaan tai joutuessasi muuten odottelemaan pääsemättä syömään rusinapakkaus tai muu säilyvä pikkusyötävä voi vielä pelastaa päiväsi. Vesipullo on myös ehdoton.

Suunnitelma. Säästät hermojasi ja ajokilometrejä, kun vähän mietit etukäteen minne menet ja mitä missäkin hoidat.

Tahtoisin jatkaa hyvin alkanutta matkaa

Painonpudotus, lihaskunnon parantaminen, kirjan kirjoittaminen, kodin siivous tai järjestely - ihmiset monella taholla kärsivät samasta asiasta. Homma lähtee sutjakasti käyntiin, mutta jossain vaiheessa alkaa tuntua siltä, etteivät asiat enää etene. Onko tuttua?



On yksi ongelma tuntea laiskuutta ja vetkuttelun halua ja ylenmääräistä vastenmielisyyttä jonkin asian suorittamista kohtaan niin ettei sitä vain saa aloitetuksi saati tehdyksi. Ihan toinen ongelma on tuntea yrittävänsä tehdä jotain mutta yhtä tuloksetta kuin Sisyfos.

Sisyfoksella saattoi olla jossain vaiheessa loppuelämäänsä motivaation puutetta, samankaltaista kuin sillä joka yrittää lapsiperheessä pitää taloa siistinä. Aina saa aloittaa alusta.

Yritysten projektinhallintaa varten on kehitetty paljon työkaluja, joilla projektin tilannetta seurataan. Kuntoilijoita ohjeistetaan pitämään harjoituksistaan ja tavoitteistaan päiväkirjaa. Päiväkirjalla ja seurannalla on tietysti monta tarkoitusta, mutta yksi olennainen on etenemisen tekeminen näkyväksi.

Dan Ariely tutkimuskumppaneineen halusi tietää miten ihmisen työtahtiin ja -määrään vaikuttaa se, miten merkitykselliseksi hän työn kokee. Hän laittoi eräässä kokeessa henkilöt kokoamaan Lego Bionicle -hahmoja. Toiset laitettiin kokoamaan sama paketti uudelleen ja uudelleen, toiset saivat aina uuden paketin ja koottu hahmo jätettiin esille. Osaatko arvata, kumpi ryhmä jaksoi koota enemmän hahmoja?

Vastaus: Sisyfos-ryhmäläinen rakensi keskimäärin 7,2 hahmoa ja hahmoja pöydälle keräävän ryhmän jäsen rakensi keskimäärin 10,6 hahmoa.

Miten autat itseäsi hoitamaan homman kotiin, loppuun asti?

1. Kerro muille projektistasi ja mikä tavoitteesi on. Värvää tsemppaajia, jotka kyselevät miten homma etenee ja kannustavat sinua mustana hetkenä. (Käytä Mekaselskan tarjoamaa tsemppisoitto-palvelua.)

2. Tee suunnitelma ja noudata sitä. Suunnitelma vähentää epätoivoa ja “mitä nyt” -hetkiä. Tiedät minne olet menossa, sinulla on tiekartta, sinun täytyy vain seurata sitä.

Kuten englanniksi sanotaan: Plan the work and work the plan.

3. Jaa suuri tehtävä pienempiin osatehtäviin. Jos sinun täytyy saada koko kämppä kuntoon, tee se huone kerrallaan. Komeron saa järjesteltyä hylly kerrallaan.

4. Tee joka päivä jotain. Aina ei tule tehtyä mitään uutisotsikoihin nostamisen arvoista, mutta toisaalta projektisi ei mene taaksepäinkään.

5. Sinun pitää saada edistyksestäsi näkyvää. Tee tehtävälista, josta viivaat yli valmiit tehtävät. Ota ennen-jälkeen -kuvia.

Joskus edistys tapahtuu viime hetkellä. Juuri kun tuntuu ettei mistään tule mitään, voikin tapahtua jotain ihmeellistä. Ehkä satut juttelemaan oikean ihmisen kanssa, ehkä löydät jotain mitä olet kadottanut.

Voit ajatella myös näin: jos se mitä teet ei saa sinua edistymään, sinun täytyy muuttaa strategiaa ja alkaa tehdä jotain ihan muuta, katsoa asioita uudesta näkökulmasta.

Tavaroiden vähentämisessä moni jää jumiin jossain kohdassa ja uskoo, että se oli siinä eikä mistään voi enää karsia. Tauko tai jokin inspiroiva esimerkki saa palaamaan projektin pariin ja omia tavarakasojaan alkaa katsoa uusin silmin.

Käytä aikasi oikein. Jotkut minuutit ovat tärkeämpiä kuin toiset

Kaikille meille annetaan saman verran aikaa käytettäväksi joka päivä: 24 tuntia eli 1440 minuuttia. Jotkut tuntuvat kuitenkin saavan enemmän aikaan kuin toiset ja jotkin minuutit ovat olennaisempia kuin toiset.

Yhden minuutin sääntö. Tee mikä tahansa eteesi sattuva tehtävä, jos sen voi tehdä korkeintaan minuutissa. Kirjoitin tästä omankin tekstin.

Viidessä minuutissa koti kuntoon joka ilta. Käytä joka ilta ennen nukkumaanmenoa viisi minuuttia tavaroiden paikoilleen laittamiseen. Järjestyksessä olevaan kotiin on mukava herätä. Jos et joskus muuta ehdi, järjestä edes keittiö.

Tomaatilla tehokkuutta töihin. Pomodoro-menetelmässä, joka on saanut nimensä tomaatin näköisestä keittiöajastimesta, työskentelet tiiviisti 25 minuuttia ja pidät sitten 3 minuutin tauon. Pitemmät sessiot eivät ole enää yhtä tuotteliaita, pieni tauko virkistää ajatukset.

Porrasjuoksulla eroon elintasomahasta. Uuden vielä käynnissä olevan tutkimuksen mukaan 3 minuuttia hyvin korkeatehoista harjoitusta viikossa riittää pitämään sinut kunnossa. Menetelmän nimi on HIIT (high-intensity impact training).

Nuku tehokkaaksi. 15-30 minuutin päiväunoset lisäävät tehokkuuttasi ja tekevät hyvää terveydellesi, ne vähentävät esimerkiksi sydänvaivojen riskiä. Päiväunien ottaminen töissä ei pitäisi vain olla sallittua vaan suositeltavaa.

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Lupaa itsellesi eli Kuinka selkärankani ei katkennutkaan houkutusten äärellä

Maailma on täynnä houkutuksia meille heikoille ihmisille. Lempijäätelö on tarjouksessa. Linkkien klikkailu voittaa imuroinnin. Ja jotkut meistä ovat erityisen heikkoja tavaroiden hankkimiseen. Entisiäkin on, mutta pakko vain hankkia lisää.Vaikka kotona vakaasti suunnittelisi olevansa sortumatta, siinä juuri houkutuksen äärellä voi olla hyvin vaikeaa vastustaa mielihaluaan.

On siis valmistauduttava henkiseen taisteluun jo etukäteen.

Haluatko todella olla hankkimatta enää yhtään muumimukia tai tunikaa?

Aukaise tekemäni sivu Lupaan itselleni olla ostamatta.

Valitse itsellesi sopiva kortti tai useampikin. Täytä siihen oma heikko kohtasi, vaikkapa “Minulla on jo tarpeeksi tunikoita”. Sano se ääneen useaan kertaan. “Minulla on jo tarpeeksi tunikoita.” “Minulla on tarpeeksi tunikoita, ne riittävät minulle.”

Ota kortti mukaan lompakkoosi tai taskuusi. Kun joudut tilanteeseen, jossa sinun tekisi mieli ostaa ihana tunika, katso ensin korttia ja lue se ääneen. “Minulla on jo tarpeeksi tunikoita.” Lue korttia niin monta kertaa, ettei sinun tee mieli enää ostaa uutta tunikaa.

Myöhemmin et enää tarvitse kortteja, mutta alussa lupauksesi kirjoittaminen ja lukeminen on tarpeen. Joka kerta kun sanot lupauksen ääneen, se vahvistuu ja uskot siihen syvemmin ja syvemmin.

Tee itsellesi oma tahdonvoimakortti jo tänään!